Dématérialisation
À l’heure du digital, beaucoup d'entreprises se sont tournées vers la dématérialisation de tous leurs documents comme les bulletins de paie, les contrats, fiches produits, procédures ou encore les factures etc .
Cela consiste à remplacer les documents en formats papier par des fichiers numériques ou bien de les produire directement au format numérique. La dématérialisation vous permet d’optimiser grandement vos processus, car elle permet de réduire vos coûts de stockage et de gagner en productivité grâce à l’automatisation du traitement des données ou encore via un accès plus rapide à chaque document sur un point d’accès unique pour tous les collaborateurs.
Mais un projet de dématérialisation ne peut pas être isolé et il engendre une réorganisation totale de la gestion des documents.
Tout d’abord, il faut bâtir un référentiel documentaire afin que les collaborateurs ne stockent pas leurs fichiers sur leur disque dur, mais sur une plateforme où les fichiers sont centralisés, vérifiés, classés, sauvegardés et protégés. Ce référentiel permet de mettre en place une périodisation d’archivage et de destruction des fichiers selon leur type ce qui est un gain de temps humain et gain d’espace disque.
Dans le même principe, les informations des produits vendues par l’entreprise seront stockées dans un référentiel produit qui est nourri à chaque étape du cycle de vie du produit. Chaque intervenant pourra alors travailler sur une base commune fiable et qualifiée.
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Mais dans le cas de certains documents, comme les contrats, il est nécessaire de signer électroniquement le document. Pour que cette signature ait la même valeur qu’une signature manuscrite, elle doit permettre :
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d’approuver les documents
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d’identifier clairement l’identité du signataire
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de garantir l'intégrité des documents
Bien évidemment, chaque document doit être conservé selon des délais précis sans pouvoir être modifié après la signature. L’archivage de ces fichiers permet d’en garantir l'intégrité, la traçabilité, la pérennité et la sécurité des informations qu’ils contiennent. Il est alors préférable d’opter pour un coffre-fort numérique qui est un outil hautement sécurisé qui sert d’espace de stockage et qui conserve la valeur juridique de vos documents : contrats, factures, bulletin de paie, livre comptable,…
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Bientôt, toutes les entreprises devront traiter avec des documents numériques, alors n’attendez plus et contactez-nous pour entamer votre transformation digitale !