Identifier les flux de travail de votre entreprise et les exigences du projet est l’un des moyens les plus efficaces d’économiser de l’argent pendant la durée de vie du projet.
Vous voulez donc vendre vos produits en ligne ou, vous avez déjà une présence sur le web et vous souhaitez vendre davantage. Vous devrez peut-être développer un nouveau site e-commerce ou un ensemble de nouvelles fonctionnalités. Cela semble cher, non ? Eh bien, ça peut l’être.
Il y a une façon de réduire les coûts avant de lancer un projet e-commerce. Oui, il existe une méthode infaillible qui peut sembler paradoxale, car il faut du temps avant que la conception et le code soient discutés. Mais, dépenser quelques efforts avant de lancer le processus peut vous faire gagner du temps et de l’argent à la fin du projet. Un site web bien exécuté nécessite généralement l’aide d’une agence expérimentée et la première chose qu’une bonne agence voudra savoir, c’est comment votre entreprise fonctionne et ce qui la rend unique.
Voici le gros conseil : l’identification des workflows de votre entreprise et des exigences du projet (dans un fichier souvent appelé cahier des charges – CDC) est l’un des moyens les plus efficaces d’économiser des milliers d’euros pendant la durée du projet. Un CDC bien écrit nivellera le client et l’agence sur le fonctionnement de votre entreprise.
Ce qui est bien avec le cahier des charges c’est que vous n’avez pas besoin d’avoir un diplôme en marketing, diplôme d’ingénieur ou un diplôme d’ailleurs. Vous avez juste besoin de comprendre clairement toutes les parties de votre entreprise. Puisque c’est votre entreprise, cela devrait être un travail simple.
Jetons un coup d’œil à un cahier des charges et expliquons à quoi il ressemble, comment commencer et les objectifs qu’il résout.
Quand est-ce que je commence ?
Une fois que la phase de découverte de l’agence est terminée et que vous avez choisi une agence que vous aimez et qui est compatible pour votre projet, il est temps de rassembler tous les éléments de travail de votre entreprise pour la phase suivante.
À quoi un cahier des charges ressemble-t-il ?
Voici une liste d’éléments qui devraient figurer dans votre cahier des charges. Prenez note de cela : « c’est ce que nous faisons actuellement » et ensuite « c’est ce que nous voudrions pour l’avenir ». Il peut également y avoir d’autres parties essentielles que vous voudrez ajouter comme ces éléments :
Inventaire
Cette partie est devenue de plus en plus complexe en raison de tous les canaux de vente (comme Amazon) et des options de stockage disponibles pour les entreprises maintenant. Tenez-vous des inventaires ? Si oui, comment les nombres sont-ils conciliés ? Y a-t-il un service extérieur qui fait ça pour vous ? Comment les produits et SKU sont-ils créés et comment sont-ils importés dans le système ?
Soyez prêt à documenter complètement les transporteurs, les tarifs spéciaux, les emballages peu communs, les retours, les commandes groupées et toutes les informations d’identification qui accompagnent ces services.
Taxes
Quelles sont les taxes que votre gouvernement vous demande de payer ? Avez-vous une présence dans un autre pays ? Si c’est le cas, vous devez également le préciser dans cette partie. En raison de la complexité potentielle, de nombreuses entreprises se tournent vers les services fiscaux basés sur le cloud qui font tout pour eux.
Paiements
Quels paiements acceptez-vous ? Assurez-vous de répertorier tous les types de paiement, les méthodes de paiement et les scénarios spéciaux pour certains groupes ou emplacements (géographiques) de clients.
Traitement des commandes
Sous-traitez-vous ce service par des tiers ou le faites-vous vous-même ? Décrivez le flux de travail à partir du moment où une commande arrive, l’article est sélectionné, comment vous choisissez quel carton utiliser et la façon dont il est emballé tout au long de son expédition. Cela inclut, sans s’y limiter, les applications (services web), les personnes impliquées et les entrepôts que vous utilisez.
Vous pouvez qualifier cette partie d’inutile dans votre CDC, mais sachez que tous ces éléments peuvent ne pas être aussi facilement compris par les personnes qui ne suivent pas votre flux de travail tous les jours. Ce qui a du sens dans votre tête doit être détaillé pour toutes les personnes impliquées dans le projet. L’écrire est un très bon exercice pour réfléchir de manière critique à ces parties. Et utiliser des graphiques et des dessins s’ils peuvent aider à expliquer les processus. Au péril de votre projet, ne négligez pas cette étape.
Que résout un cahier des charges ?
Un CDC bien conçu et exécuté aide votre équipe et le groupe de développement à comprendre clairement les règles du jeu. Une fois présenté et assimilé par les parties impliquées, vous pouvez accélérer la mise en place, recevoir de meilleures estimations/devis et essentiellement sensibiliser toutes les personnes impliquées dans le projet. L’écriture du CDC avec votre propre équipe peut en effet vous faire économiser des milliers parce qu’elle évite les méandres inutiles dans le projet.
Un CDC simple est un bon point de départ, mais de nombreuses entreprises doivent spécifier d’autres aspects ou services nécessitant une documentation, tels que des clients spéciaux, des relations externes ou des services web. Dans tous les cas, avoir ces cinq bases est une bonne première étape. Votre équipe web vous aidera à faire le reste du chemin.
Du point de vue d’une agence, un projet qui arrive avec un bon CDC donne le ton parfait pour un processus satisfaisant. Cela fait gagner du temps. Cela minimise les erreurs. En fin de compte, cela permettra à l’agence de rapidement cerner vos besoins et mieux vous orienter quitte à affiner le CDC avec vous.
Avec un CDC, économisez de l’argent, gagnez du temps et préparez-vous à réussir.
Source : Entrepreneur – Mike Schawel