GED
La GED permet de regrouper, de rationaliser et de maîtriser l’ensemble des documents qui circulent sur une organisation.
Cet outil permettra aux membres d’un groupe de pouvoir collaborer et favoriser le gain de productivité ainsi que l’efficacité des équipes. Vous pouvez numériser vos documents papiers mais aussi dématérialiser des processus entiers.
La GED offre un moyen d’automatiser l’exploitation de vos documents et permet aux utilisateurs de se consacrer davantage sur leurs tâches à valeur ajoutée en réduisant les risques d’oubli. Vous pourrez utiliser cet outil pour tous types de documents : courriers, word, excel, emails, plannings, comptabilité, …
Mais comment fonctionne la GED ? Elle regroupe toutes les étapes du processus de gestion tels que :
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l’acquisition : cela comprend l’intégration de documents dématérialisés, la production de nouveaux documents électroniques ainsi que l’intégration de documents papier via leur numérisation.
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le classement et l’indexation : il s’agit de référencer le contenu à partir de différents critères comme la date de création, le type de fichier, la source ou encore l’auteur afin d’avoir une description précise des documents et faciliter leur recherche.
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la diffusion : il s’agit du partage des documents sous forme électronique par le biais d’un intranet ou bien via internet. Vous pouvez donner différents types de droits à vos collaborateurs comme l'accès en lecture ou bien en écriture.
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l’archivage : il consiste à classer des documents qui doivent être conservés sans pouvoir être modifiés. Certains documents peuvent avoir une durée de conservation limitée.
Toutes ces étapes permettent d’organiser l’environnement de travail d’une entreprise et de rendre plus fiable la gestion des documents.
Alors si dématérialiser vos documents vous intéresse, n'hésitez pas à nous contacter pour que l’on vous accompagne dans votre transformation digitale.